Work System

Memang sahlah aku ni seorang pegawai yang hampas. Tulis blog ada idea tapi nak buat teks ucapan takde ilham.
Kali ini aku ingin menulis mengenai Working System. Setiap orang mempunyai working system yang tersendiri. Apa yang akan aku detailkan disini bukanlah satu panduan working system yang mesti atau boleh diikuti oleh para pembaca. Ianya sekadar idea yang aku buat berdasarkan pengalaman aku yang cetek dan tak seberapa. Aku membuat amalgam beberapa working system yang terdiri dari sistem yang aku pelajari dan develop masa bekerja dengan MNC foreign serta current practice yang digunakan oleh warga Conglomerate.
Semasa di MNC dahulu, apa yang aku selalu buat ialah mendapatkan production planning yang paling latest. Aku akan study model yang akan diproduce dan cuba menjangkakan masalah2 yang akan timbul. Aku akan catatkan semua maklumat yang aku rasa perlu pada papan putih. Seterusnya aku akan lihat pula jumlah lot yang pending. Seterusnya aku akan membuat perancangan untuk settlekan pending lot dengan memasukkan kedalam model yang bersesuaian (ikut compatibility). Aku akan mengarahkan material handler aku mendapatkan semua barangan yang perlu dan meminta technician aku repair unit pending secara offline. Sambil production jalan aku akan masukkan unit untuk lot completion secara gradual dan hopefully semua settle. Antara teknik yang aku gunakan jika ada masalah serious ketika lot completion (seperti unit tak cukup, kerosakan yang tidak dapat dibaiki) ialah dengan menggunakan teknik kotor yang tidak boleh diceritakan disini (Cuma dalam journal aku jer ada). Priority aku diberikan kepada pending lot kerana selalunya ia melibatkan kontena yang akan di ship out kan.
Bagi on going production, aku tumpukan pada model yang perlu urgent shipment. Semua rejects model tersebut akan disettlekan secepat mungkin oleh tech aku dan selalunya takde yang pending. Bagi model lain aku run macam biasa dan kalau ada pending aku akan carry forward. Cara aku ini menyebabkan aku jarang mencapai full target production, selalunya aku dapat dalam 80% sahaja. Tapi aku dapat kurangkan kerugian dari segi delayed shipment.
Bila aku join Conglomerate ini, aku dapati sistem yang dipakai lebih simple. Antara yang digunakan ialah Jadual Perancangan Kerja Harian serta Senarai Semak bagi setiap jenis tugas. Cuma yang mungkin bermasalah ialah bagi kerja2 ad hoc yang takde senarai semak. Ini mungkin akan menyebabkan berlaku kesilapan. Tapi tak kisahlah. Janji kita buat kerja sebaik mungkin. Aku gabungkan sistem, dimana aku membuat kajian secara am tentang kerja aku dalam sebulan dan setahun (bagi tugas2 tetap). Kemudian aku bahagikan kepada jumlah hari yang ada. Aku cuba jangkakan masalah yang mungkin akan timbul bagi setiap tugasan (seperti tempat, bajet dsb). Bagi masalah yang boleh settle segera aku settlekan segera. Bagi yang tak boleh nak settle aku biarkan je tapi aku teruskan jugak dengan program. Selalunya aku akan gunakan substitute bagi apa2 yang takde. Beza keje dulu dgn sekarang ialah aku ada resources yang banyak sekarang. Mungkin dari segi commitment orang luar dan kekangan masa yang menyebabkan akan berlaku masalah. Aku kemudian cuba buat progress report dengan menggunakan papan putih dan catatkan apa2 yang aku perlu beri perhatian. Setiap hari pada waktu pagi aku akan semak kerja yang masih ada dan tertunggak dan catatkan dalam Senarai Tugas Hari bagi perancangan kerja. Selain itu aku buat jadual ringkas yang membahagikan tugas2 utama aku kepada lima hari seminggu serta sebelah pagi dan petang. Pada masa yang tercatat dalam jadual tersebut aku akan go through setiap perkara dan lihat apa – apa yang masih belum siap untuk aku ambil tindakan.
Setakat ini sahajalah yang mampu aku lakukan untuk membantu aku laksanakan tugas aku. Mungkin sistem ini tidaklah efektif dan sempurna tetapi aku cuba memperbaikinya dari masa ke semasa. Sekurang2nya sistem ini menunjukkan aku ada membuat sesuatu agar kerja2 aku lebih systematic. Dan walaupun mungkin bagi kebanyakan orang sistem ini takde apa yang best, bagi bro aku kat Petronas sistem inilah yang bantu dia semasa dia bekerja sampai sekarang.